¿Cómo adoptar con éxito la factura electrónica?

La facturación electrónica en Colombia dejará de ser una opción para convertirse en una obligación de acuerdo con los establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.

La factura electrónica reemplazará el uso de las tradicionales facturas de papel por facturas digitales que comprueben las transacciones de compra o venta de servicios o bienes. Tiene como objetivo crear un modelo seguro y eficaz de facturación tanto para las empresas como para los usuarios.

A partir del 1 de enero de 2019 las facturas tendrán que expedirse a través de un medio y formato digital, para conseguirlo las empresas tiene que adoptar modelos para su implementación, lo cual implica tener cambios tanto en sus procesos administrativos como en el uso de tecnología.

A continuación, le diremos cuáles son los pasos que debe seguir una empresa para adoptar con éxito la factura electrónica.

  • Lo primero que deben hacer las empresas es obtener información sobre la facturación electrónica y sus implicaciones, es recomendable revisar casos de éxito de otros países y revisar sus modelos para tener una mejor visión de lo que implica.
  • Cuando la empresa esté documentada entonces deberá definir cuáles son los cambios que se deben ajustar con base en su actual sistema de facturación, así como analizar las implicaciones que tendrá con el fin de conseguir minimizar el impacto.
  • Una vez identificadas las acciones que deben adaptarse se tiene que crear un plan de trabajo que se adecúe a las necesidades de la organización considerando temas como capacitación y logística de todas las áreas involucradas para que todos conozcan las implicaciones y lo que van a requerir unos de otros.
  • Se deben identificar los requisitos tecnológicos requeridos y evaluar la capacidad de integración de los diferentes sistemas a los procesos actuales de la empresa para ver si es posible que haya una unificación o se tiene que buscar otra solución.
  • La empresa debe revisar los requisitos que debe cumplir en cuanto a la facturación para definir cuál es el software que requiere de acuerdo a sus necesidades.
  • Se tiene que tramitar ante la DIAN la resolución para comenzar con la facturación electrónica.
  • Consultar quiénes son los proveedores aprobados por la DIAN para ofrecer el servicio de facturación electrónica.
  • Evaluar que el proveedor seleccionado cumpla con las necesidades de la empresa y que sea un servicio accesible, seguro y eficaz.
  • Realizar pruebas de facturación antes de iniciar de manera oficial la facturación para revisar que el servicio tenga un buen funcionamiento y que el personal cuenta con la capacitación necesaria para el manejo de la solución.

Si aún no ha comenzado con el proceso de adopción de la facturación electrónica en su empresa o negocio o tiene alguna duda sobre el mismo, en Facturador.com contamos con amplia experiencia en la implementación de la factura electrónica a nivel internacional y podemos ayudarle a que la adopción sea más sencilla, ¡Contáctenos!

 


Ultima Modicicación: 25 Septiembre, 2018

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