facturas electrónicas

¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un documento con validez legal que soporta las transacciones de venta de los bienes o servicios. Se expide y se recibe en un formato electrónico, el cual debe contar y cumplir con ciertas características para que se expida, reciba, rechace o se conserve.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la entidad que se encarga de vigilar y garantizar que se cumplan con las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia, también es responsable de facilitar las operaciones de comercio tanto internacional como nacional y es quien establece la normatividad en cuanto a esto se refiere.

Características de la Factura Electrónica

Para que tenga una validez oficial la factura electrónica en Colombia debe cumplir con ciertos requisitos y características, como son:

  • Usar un formato electrónico de generación XML.
  • Debe incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
  • Deberá llevar la numeración consecutiva, la cual será autorizada por la DIAN.
  • Cuenta con la firma digital que garantice su autenticidad e integridad.

Características del formato electrónico.

La DIAN estableció un formato estándar que deben cumplir las facturas electrónicas, dicho formato está en una estructura XML y cuenta con las siguientes características:

  • Debe utilizar el estándar UBL V2 para facilitar el intercambio de información entre diferentes tecnologías de manera segura.
  • Contiene la información que debe tener por obligatoriedad toda factura en el proceso de comercio normal.
  • Tiene la posibilidad de incluir información adicional que coloquen los obligados a facturar con base en el sector de comercio y sus necesidades.

¿Quiénes deben emitir la Factura Electrónica?

Existen dos tipos de contribuyentes que emiten la factura electrónica:

  1.  Aquellos que fueron seleccionados por la DIAN por una resolución de carácter general.
  2. Los que voluntariamente han optado por implementar este método para obtener sus beneficios.

Es importante tomar en cuenta que de acuerdo con el parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016 aquellos que estén obligados a declarar y pagar IVA, así como el impuesto al consumo tienen que comenzar con la expedición de las facturas en un formato electrónico a partir del 1 de enero de 2019.

¿Cuáles son los plazos para emitir la Factura Electrónica?

Los plazos oficiales de emisión de la factura electrónica dependerán de quién la emita.

  1.  Seleccionados por la DIAN: Aquellos que sean seleccionados por la DIAN deben acatar las fechas establecidas, la cual no podrá ser menor a los tres meses después de su publicación en el Diario Oficial. Esto sin perjuicio del plazo adicional de tres meses del artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN exija la facturación electrónica. Es decir que un seleccionado por la DIAN tiene seis meses para iniciar con la facturación.
  2.  Voluntarios para facturar electrónicamente: Aquellos que de manera voluntaria deseen comenzar con la factura electrónica contarán con tres meses para realizar las pruebas de habilitación de software de facturación una vez que hayan ingresado al sistema de la DIAN. Una vez transcurrido este periodo aún no logra habilitar la solución de facturación podrá seguir intentándolo hasta conseguirlo, una vez que se superen las pruebas en los siguientes tres meses la DIAN emite una resolución de habilitación para que indique la fecha en la cual deberá facturar electrónicamente de manera obligatoria. La DIAN sólo podrá exigir la obligatoriedad hasta que pasen los tres meses de la fecha establecida.

¿Cómo generar una Factura Electrónica?

Existen dos formas en las que se puede realizar la generación de facturas y son las siguientes:

  • Por medio de una solución de facturación electrónica que sea dispuesta por quien es el responsable de facturar.
  • Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico aprobado por la DIAN de acuerdo con la Normatividad relacionada en el Decreto 2242 de 2015 que es compilado por el Decreto 1625 de2016.

Para la generación de la factura electrónica  intervienen tres principales actores: el facturador electrónico, el adquiriente y el proveedor tecnológico.

Beneficios de la Factura Electrónica

La implementación de la factura electrónica tiene importantes beneficios, entres los cuales se encuentran los siguientes:

  • Mejora la gestión documental de las empresas y negocios.
  • Eleva la facilidad de las transacciones comerciales.
  • Genera un ahorro de recursos como en los gastos de impresión de las facturas, su resguardo y almacenamiento, así         como su envío.
  • Es un método que permite a la empresa ser socialmente responsable al cuidar el medio ambiente utilizando una menor cantidad de papel en sus actividades.
  • Hace que los procesos administrativos sean más eficientes.
  • Eleva la productividad de la empresa.
  • Integra los procesos administrativos del negocio.
  • Centraliza la información en un solo lugar.
  • Se pueden consultar los datos desde un mismo sitio.
  • Elimina los riegos de pérdida de documentos por accidentes o catástrofes naturales como incendios, inundaciones o       terremotos.
  • Permite que la gestión del cobro sea más eficaz.
  • Eleva la seguridad de las operaciones.
  • Mejora las relaciones entre los clientes y proveedores.

¿Por qué las empresas deben implementar la Factura Electrónica?

Como se ha mencionado la factura electrónica otorga muchos beneficios y ventajas, por lo que es ampliamente recomendable que se implemente aunque no haya sido seleccionado por la DIAN para hacerlo. A continuación mencionaremos tres de las principales razones por las cuales los negocios deben migrar a facturar en línea.

  1. Reducción de recursos económicos: de acuerdo con algunas estimaciones emitir una factura en formato digital es hasta ocho veces más barato que hacerlo a través del proceso tradicional. Los principales ahorros que se verán son en el uso de papel y tinta para impresión. Aunque los gastos secundarios que se pueden ahorrar son en el espacio para su almacenamiento y resguardo, así como en lo que se invierte para su distribución como el pago a un mensajero y el uso de un vehículo para hacerlo.
  2. Eleva la productividad: la factura electrónica permite automatizar procesos y con ello elevar la productividad del negocio. Minimizará los errores humanos en la captura de información e integrará de mejor forma actividades administrativas.
  3. Facilitará el financiamiento: gracias al monitoreo de las actividades financieras del negocio éste tendrá mayores probabilidades de solicitar un apoyo financiero ya que contará con información que respalde su negocio y de una mayor certidumbre sobre sus actividades.

La factura electrónica más allá de ser obligatoria para algunos es una implementación que mejorará la productividad de las empresas y negocios,  y la inversión que se realice para su implementación será recuperada en poco tiempo.

En Facturador.com contamos con la experiencia de implementar la factura electrónica dentro de las empresas, nuestro sistema es fácil, rápido y seguro de utilizar, nosotros le capacitamos.

 


Ultima Modicicación: 26 Septiembre, 2018

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